Information zur Umsatzsteuervergütung
 

Überblick

• Der Abrechnungszeitraum ist das Kalendervierteljahr.
• Die Einreichung der Vergütungsanträge erfolgt durch die Vertretungsbehörde bzw. durch die internationale Organisation, die am Antragsformular eine Bestätigung abzugeben hat.
• Die Einreichung erfolgt nicht beim Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten, sondern direkt bei der zuständigen Behörde (seit 2021: Finanzamt für Großbetriebe (USt-Vergütung), Postfach 251, 1000 Wien)
• Für die Diplomaten (nicht für die Vertretungsbehörden bzw. Internationale Organisationen) besteht die Möglichkeit einer pauschalen Vergütung, wobei dann keinerlei Verpflichtung besteht, auf die richtige Ausstellung der Rechnungen zu achten und diese aufzubewahren.
• Die Rechnungen müssen nicht bei jedem Antrag, sondern nur über Ersuchen vorgelegt werden – werden über Ersuchen keine oder mangelhafte Rechnungen vorgelegt, verfällt der Vergütungsanspruch dafür.
• Es bestehen klare Anforderungen an die richtige Rechnungsausstellung und -aufbewahrung (wenn nicht die Pauschalierung in Anspruch genommen wird). 
• Der Kauf eines Kfz sowie Mietenzahlungen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Diesfalls ist keine Vergütung möglich.

Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum ist das Kalendervierteljahr (1. Vierteljahr: Jänner, Februar, März; 2. Vierteljahr: April, Mai. Juni; 3. Vierteljahr: Juli, August, September; 4. Vierteljahr: Oktober, November, Dezember). Für jeden Vergütungszeitraum ist ein gesonderter Antrag zu stellen, die Einreichfrist beginnt mit dem Tag nach Ablauf des jeweiligen Vierteljahres. Ein Ende der Einreichfrist besteht nicht. Ab Eintritt der Verjährung (das ist nach 5 Jahren) kann der Anspruch allerdings nicht mehr geltend gemacht werden.

Antragstellung

Das Antragsformular kann über die Homepage des Bundesministeriums für Finanzen am PC ausgefüllt und ausgedruckt werden, es kann aber auch heruntergeladen und mit einer Schreibmaschine oder händisch ausgefüllt werden.

Die Antragstellung erfolgt für Diplomaten im Wege der Vertretungsbehörde, die insbesondere zu bestätigen hat, dass der Antragsteller Mitglied ihres Personals ist. Anschließend ist der Antrag in einfacher Ausfertigung und ohne Anschluss der Rechnungen direkt bei der zuständigen Behörde (seit 2021: Finanzamt für Großbetriebe (USt-Vergütung), Postfach 251, 1000 Wien) einzureichen.

Eine rasche Abwicklung ist nur möglich, wenn das Antragsformular vollständig und korrekt ausgefüllt ist, insbesondere ist die richtige Angabe der Legitimationskartennummer (Organisationsnummer) eine Voraussetzung zur raschen Bearbeitung.

Kontakt mit der zuständigen Behörde

Der Kontakt mit der zuständigen Behörde (seit 2021: Finanzamt für Großbetriebe) erfolgt zwecks  Beschleunigung des Vergütungsverfahrens direkt und unmittelbar, also ohne Zwischenschaltung des  Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten. Lediglich bei  Meinungsverschiedenheiten zwischen einem Vergütungsberechtigten und der zuständigen Behörde ist die Vermittlung des Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten vorgesehen.

Richtige Rechnung

Die Rechnungen werden nicht mehr dem Vergütungsantrag beigelegt, sondern von der/vom Vergütungsberechtigten aufbewahrt und die sich daraus ergebende Umsatzsteuer von der/vom Vergütungsberechtigten selbst zusammengerechnet. Um bei einzelnen - oft der deutschen Sprache nicht kundigen - Vergütungsberechtigten Zweifel und Schwierigkeiten bei der Berechnung des zustehenden Vergütungsbetrages zu vermeiden, wird strikt auf formelle Merkmale abgestellt. Beim Kauf ist daher auf die richtige Rechnungsausstellung zu achten. Bei genauer Einhaltung der folgenden Voraussetzungen sollte es im Zug der Überprüfung von Rechnungen zu keinen  Beanstandungen kommen: 

• Es liegt die Rechnung einer österreichischen Unternehmerin/eines österreichischen Unternehmers vor, sie wird mit dem Zahlungsbeleg aufbewahrt und über Ersuchen vorgelegt. 
• Als Abnehmerin/Abnehmer der Lieferung bzw der sonstigen Leistung ist in der Rechnung die/der Vergütungsberechtigte (nicht etwa ein Angehöriger) namentlich angegeben. 
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung liegt innerhalb des jeweiligen Vierteljahres. 
• Die Steuer wird von der/vom Vergütungsberechtigten getragen, insbesondere liegt kein Kostenersatz von dritter Seite (zB in Schadensfällen durch Versicherungen) vor. 
• Das Entgelt zuzüglich der Umsatzsteuer beträgt mindestens 73 Euro. 
• Der Steuerbetrag ("Umsatzsteuer", "Mehrwertsteuer", "VAT") ist in der Rechnung gesondert ausgewiesen (ziffernmäßig angegeben). 

Das Erfordernis, dass die Steuer von der/vom Vergütungsberechtigten "getragen" sein muss um vergütet werden zu können, soll eine ungerechtfertigte Steuerentlastung verhindern (z.B. wenn bei Kfz-Schäden die Steuer durch eine  Versicherung getragen wird; wenn Skonti in Anspruch genommen werden; wenn hinsichtlich einer gekauften, mangelhaften Ware Preisminderung erfolgt). Zu diesem Zweck sind die Zahlungsbelege daher gemeinsam mit den Rechnungen aufzubewahren. 

Die Originalrechnungen sind stets sieben Jahre aufzubewahren. Dies gilt auch dann, wenn die Vergütung ohne Ersuchen um Rechnungsvorlage erfolgt ist. Verlangt der Entsendestaat die Vorlage der Rechnungen, so sind Kopien anzufertigen und diese aufzubewahren. 

Wird einem Ersuchen um Vorlage der Rechnungen nicht oder nicht im vollen Umfang entsprochen, so erfolgt insoweit keine Vergütung. 

Reziprozität 

Die (allein im österreichischen Recht begründete) Steuerentlastung steht wie bisher unter dem Vorbehalt der Reziprozität. Eine reziproke Teilentlastung für einzelne Waren- und Dienstleistungskategorien ist nicht möglich. Das Vorliegen der Reziprozität stellt das Bundesministerium für für europäische und internationale Angelegenheiten fest. 

Kraftfahrzeug

Für den Einkauf eines Kfz bei einer/einem österreichischen Fahrzeughändlerin/Fahrzeughändler ist eine unmittelbare Befreiung von der Umsatzsteuer (USt) und von der Normverbrauchsabgabe (NoVA) vorgesehen. Dies ist ein wesentlicher Beitrag zur Beschleunigung der Steuerentlastung. Der steuerfreie Einkauf eines Kfz erfolgt in folgender Weise: 

• Für den steuerfreien Einkauf ist das Antragsformular U45 erforderlich, in dem unter anderem die Fahrzeughändlerin/der Fahrzeughändler, der Wagentyp und der Kaufpreis bereits angegeben werden müssen. Das Formular kann (z.B. von der Fahrzeughändlerin/vom Fahrzeughändler) über die Homepage des Bundesministeriums für Finanzen am PC ausgefüllt und ausgedruckt werden. Das ausgefüllte und von der Vertretungsbehörde bestätigte Antragsformular ist beim Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten einzureichen, das die Bescheinigungen (für die Unternehmerin/den Unternehmer und für die Zulassungsstelle) ausstellt. 
• Die Bescheinigung für die Unternehmerin/den Unternehmer wird der/dem österreichischen Fahrzeughändlerin/Fahrzeughändler ausgehändigt. Auf Grund dieser Bescheinigung erfolgt der Verkauf frei von USt und frei von NoVA. 
• Die Bescheinigung für die Zulassungsstelle wird der Zulassungsstelle ausgehändigt, die im Zulassungsschein den Sperrvermerk einträgt. 

Auch der Kauf von Gebrauchtwagen kann auf diese Art USt-frei erfolgen. 

Wird das Kfz nicht gekauft, sondern geleast (gemietet), besteht die Steuerbefreiung nur für die NoVA. Die jeweiligen Leasingraten werden mit USt belastet. Diese USt wird im Wege des Vergütungsverfahrens (bei Diplomaten im Rahmen des Vergütungshöchstbetrages) entsprechend den Rechnungen vergütet. Diplomaten haben alle zwei Jahre Anspruch auf eine Bescheinigung. Daneben haben sie alle zwei Jahre die Möglichkeit eines steuerfreien Erwerbs eines Kfz in einem anderen EU-Mitgliedsstaat, sowie – nach Maßgabe des Zollrechts – einer steuerfreien (zollfreien) Einfuhr als Übersiedlungsgut sowie alle zwei Jahre einer steuerfreien (zollfreien) Einfuhr eines Kfz. Darüber hinaus gibt es für Kfz keine weiteren Begünstigungen (z.B. für Familienmitglieder). Die Möglichkeit einer nachträglichen Vergütung der USt beim Kauf eines Kfz (auch wenn in der Rechnung die USt ausgewiesen ist) besteht nicht. 

Die Steuernacherhebung (-rückforderung) ist für alle drei Arten des steuerbegünstigten Kfz-Erwerbes (Kauf bei einem österreichischen Händler, innergemeinschaftlicher Erwerb in einem anderen EU-Mitgliedsstaat, Einfuhr aus  einem Nicht-EU-Land) gleich. Es gelten die zollrechtlichen Bestimmungen, daher wird die Steuer (nach mindestens einem halben Jahr) nicht nacherhoben bei Abberufung, Tod und ernsthafter Beschädigung. Der Begriff "Kraftfahrzeug" (Kfz) bestimmt sich nach dem Kraftfahrgesetz 1967 sowie nach der Einordnung in der Kombinierten Nomenklatur. Demnach sind insbesondere PKW, Kombi und Motorräder "Kraftfahrzeuge". Kein "Kraftfahrzeug" sind hingegen insbesondere Anhänger, Flugzeuge und Boote. 

Miete

Für die Vermietung von Missions-, Residenz- und private Wohnräumlichkeiten, ist eine unmittelbare Befreiung von der Umsatzsteuer (USt) vorgesehen. Die steuerfreie Vermietung erfolgt in folgender Weise: 

• Für die steuerfreie Miete ist das Antragsformular U46 erforderlich, in dem unter anderem der Vermieter und der Mietgegenstand bereits angegeben werden müssen. Das Formular kann z.B. von der Vermieterin/vom Vermieter) über die Homepage des Bundesministeriums für Finanzen am PC ausgefüllt und ausgedruckt werden. Das ausgefüllte und von der Vertretungsbehörde bestätigte Antragsformular ist beim Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten einzureichen, das die Bescheinigungen (für die Vermieterin/den Vermieter) ausstellt. 
• Die Bescheinigung wird der Vermieterin/dem Vermieter ausgehändigt. Auf Grund dieser Bescheinigung erfolgt die Vermietung ohne USt.
  • Die Bescheinigung wird auf höchstens fünf Jahre, bei Diplomaten auf die Gültigkeitsdauer ihrer Legitimationskarte, ausgestellt. Nach Ablauf dieser Zeit, sowie bei Wohnungswechsel muss eine neue Bescheinigung beantragt werden. Bei Beendigung des steuerfreien Mietverhältnisses verliert die  Bescheinigung ihre Gültigkeit, sie verbleibt jedoch beim Vermieter. 
  • Diplomaten haben Anspruch auf diese Bescheinigung hinsichtlich ihres österreichischen Hauptwohnsitzes. Darüber hinaus gibt es für Miete keine weiteren Begünstigungen (z.B. für in eigenen Wohnungen lebende Familienmitglieder oder für Zweitwohnsitze). 

Die Möglichkeit einer Steuervergütung bei Miete (auch wenn in der Rechnung die USt ausgewiesen ist) besteht nicht.

Die Befreiung gilt auch für die Lieferung von Wärme durch den Vermieter. Erfolgt die Verrechnung jedoch direkt mit dem Lieferanten der Wärme (z.B. Fernwärme), so gilt die Befreiung nicht. Diese USt wird dann im Wege des Vergütungsverfahrens (bei Diplomaten im Rahmen des Vergütungshöchstbetrages) entsprechend den Rechnungen vergütet. 

Aufenthalt in Krankenanstalten 

Nach allgemeinem österreichischen Umsatzsteuerrecht sind die Umsätze der "öffentlichen" Krankenanstalten, der  "gemeinnützigen" Krankenanstalten, der Ärzte, bestimmter Therapeuten, der Zahntechniker und der Krankenbeförderung umsatzsteuerfrei, sodass es keine eigene Befreiung für Vergütungsberechtigte gibt. Der Aufenthalt in "privaten" Krankenanstalten ist hingegen nicht umsatzsteuerfrei. Diese USt wird im Wege des Vergütungsverfahrens entsprechend den Rechnungen vergütet, und zwar bei Diplomaten nur im Rahmen des Vergütungshöchstbetrages. 

Vergütungsobergrenze 

Bei Diplomaten ist der jährlich vergütbare Betrag begrenzt. Eine Begrenzung gilt für die Umsatzsteuer (USt), für die Elektrizitätsabgabe (ElAbg) und die Erdgasabgabe (ErdgAbg). Die jährlichen  Obergrenzen betragen: 

Pauschalierung

Die Vergütung von Umsatzsteuer (USt), Elektrizitätsabgabe (ElAbg) und Erdgasabgabe (ErdgAbg) kann pauschal geltend gemacht werden. Dies ist ein wesentlicher Beitrag zur Vereinfachung und Beschleunigung der Steuerentlastung. Die Möglichkeit dieser Pauschalierung haben nur die Diplomaten, Vertretungsbehörden haben die Steuervergütung stets konkret zu beantragen. Die Pauschalierung erfolgt in folgender Weise: 

• Die Vergütungsberechtigte/Der Vergütungsberechtigte hat sich zu entscheiden, ob er für dieses Kalenderjahr die Pauschalierung oder die konkrete Steuervergütung in Anspruch nehmen will. Diese Entscheidung hat er im ersten Antrag des betreffenden Kalenderjahres am Antragsformular bekannt zu geben. 
• Die Entscheidung über die Pauschalierung kann für jedes Kalenderjahr gesondert getroffen werden, bindet aber für das ganze Kalenderjahr und kann nicht rückgängig gemacht werden (auch dann nicht, wenn rückblickend gesehen die konkrete Vergütung günstiger gewesen wäre). Andererseits kann aber auch nicht nachträglich die Pauschalierung beantragt werden, z.B. wenn die konkrete Vergütung beantragt wurde und sich bei einer Kontrolle herausstellt, dass tatsächlich keine oder nur niedrigere Beträge rechnungsmäßig belegt werden können. 
• Auch bei Pauschalierung ist ein Antrag für jedes Vierteljahr einzubringen. Die Entscheidung zur Pauschalierung wird im ersten Antrag getroffen (siehe oben). Der 2., 3. und 4. Antrag dienen der Bekanntgabe der Auszahlungsmodalität (Kontonummer ...), sowie der Bestätigung, dass der Antragsteller nach wie vor vergütungsberechtigt ist (Bestätigung der Vertretungsbehörde – siehe oben bei "Antragstellung"). Weiters bestätigt die Vertretungsbehörde, dass sie selbst für das betreffende Kalenderjahr keine Vergütung der ElAbg und ErdgAbg betreffend diesen Vergütungsberechtigten beantragt (also wenn sie die Betriebskosten der Wohnung des Vergütungsberechtigten trägt). 
• Die mit der Pauschalierung angestrebte Vereinfachung (beim Vergütungsberechtigten und bei der Behörde) tritt nur dann ein, wenn sämtliche vergütbare Steuern pauschaliert sind. Daher kann die Pauschalierung für USt, ElAbg und ErdgAbg nur gemeinsam geltend gemacht werden. 
• Für Jahre, für die Pauschalierung in Anspruch genommen wird, müssen keinerlei Rechnungen aufbewahrt und vorgelegt werden. Die Auszahlung des Vergütungsbetrages kann daher besonders rasch nach Einreichung des Vergütungsantrages erfolgen.

Der steuerfreie Erwerb eines Kfz und die steuerfreie Miete stehen auch bei Inanspruchnahme der Pauschalierung zu.