Einkommensteuer für die Einkünfte aus einem freien Dienstvertrag oder Werkvertrag

Nachfolgend wollen wir Sie informieren, wie Sie Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben bei Einkünften aus freien Dienstverträgen und Werkverträgen aus Sicht der Einkommensteuer behandeln.

Betriebseinnahmen bei freien Dienstverträgen und Werkverträgen

Die Einnahmen aus freien Dienstverträgen und Werkverträgen und die damit zusammenhängenden Ausgaben müssen aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen und alle diesbezüglichen Unterlagen und Belege (Honorarnoten, Bankauszüge, Rechnungen und Zahlungsbelege für Ausgaben) müssen sieben Jahre aufgehoben werden. Der Gewinn aus der Tätigkeit wird im Regelfall durch eine so genannte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt. Die erhaltenen Einnahmen eines Kalenderjahres (z.B. der Zufluss in bar oder die Gutschrift auf dem Bankkonto muss in der Zeit vom 1. Jänner bis 31. Dezember erfolgen), vermindert um die im Kalenderjahr bezahlten Ausgaben, ergeben den Gewinn aus der Tätigkeit, der als Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder in bestimmten Fällen als Einkünfte aus selbständiger Arbeit (z.B. bei wissenschaftlicher, künstlerischer oder unterrichtender Tätigkeit) der Einkommensteuer unterliegt.

Es kann vorkommen, dass die Einnahmen in einem Kalenderjahr zufließen und bestimmte Ausgaben (z.B. Sozialversicherungsbeiträge) aber erst im Folgejahr vorgeschrieben und bezahlt werden. Dann erzielt man im Folgejahr - wenn keine oder geringere Einnahmen aus dieser Tätigkeit vorliegen - einen Verlust, der mit anderen positiven Einkünften ausgeglichen werden kann.

Grundsätzlich müssen Sie eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn Sie vom Finanzamt dazu aufgefordert werden. Auch ohne Aufforderung, eine Steuererklärung abzugeben, haben Sie eine solche abzugeben, wenn Sie bestimmte Einkommensgrenzen überschreiten, und zwar:

• Wenn in Ihrem Einkommen neben lohnsteuerpflichtigen Einkünften auch andere Einkünfte (z.B. aus einem freien Dienst- oder Werkvertrag) von insgesamt mehr als 730 Euro enthalten sind und ihr gesamtes Einkommen im Jahr 2024 13.981 Euro (2023: 12.756 Euro; bis 2022: 12.000 Euro) übersteigt.
• Wenn in Ihrem Einkommen keine lohnsteuerpflichtigen Einkünfte enthalten sind und Ihr Einkommen im Jahr 2024 mehr als 12.816 Euro (2023: 11.693 Euro; bis 2022: 11.000 Euro) beträgt.

Zu den Einnahmen aus freien Dienstverträgen und Werkverträgen zählen nicht nur die vom Auftraggeber in bar oder auf das Bankkonto überwiesenen Beträge, sondern auch alle Kostenersätze (z.B. Fahrtkostenersätze, Tagesgelder, Ersätze für Arbeitsmittel), die vom Auftraggeber einbehaltenen Dienstnehmerbeiträge zur Sozialversicherung und allfällige Sachbezüge (z.B. Bereitstellung einer Wohnung oder eines Pkw). Werden vom Auftraggeber Sachbezüge geleistet, dann sind sie mit dem tatsächlichen Wert (Mittelwert am Verbrauchsort) zu bewerten. Es bestehen aber auch keine Bedenken, wenn man die sich aus der Sachbezugsverordnung ergebenden Werte heranzieht.

Grundsätzlich sind alle Einnahmen steuerpflichtig. Die Zahlung eines Urlaubsgeldes oder einer Weihnachtsremuneration sprechen an sich für das Vorliegen eines Dienstverhältnisses. Sollte ein solches aber dennoch nicht vorliegen, ist bei freien Dienstverträgen und Werkverträgen eine begünstigte Besteuerung nicht vorgesehen. Die nur für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer vorgesehenen Steuerbefreiungen stehen nicht zu (die Gewährung von freien Mahlzeiten oder Essensbons, von Zukunftsvorsorgemaßnahmen bis 300 Euro pro Jahr oder von Mitarbeiterbeteiligungen bis 3.000 Euro pro Jahr). Ebenso ist das Trinkgeld, das freie Dienstnehmer erhalten, steuerpflichtig.

Nicht zu den Einnahmen zählt der Auftraggeberanteil zur Sozialversicherung oder vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel wie z.B. Werkzeuge, Maschinen, bereitgestellte Arbeitsräume.

Betriebsausgaben bei freien Dienstverträgen und Werkverträgen

Als Betriebsausgaben können von den Einnahmen aus freien Dienstverträgen und Werkverträgen im Wesentlichen alle Ausgaben abgezogen werden, die bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit Werbungskosten darstellen. Insoweit bei den einzelnen Ausgaben eine unterschiedliche Behandlung erfolgt, wird darauf hingewiesen.

• Sozialversicherungsbeiträge: Bei freien Dienstverträgen muss die Auftraggeberin/der Auftraggeber die Dienstnehmerbeiträge zur Sozialversicherung einbehalten. Diese Beiträge stellen Einnahmen dar, sind aber in gleicher Höhe auch Betriebsausgaben.
• Arbeitskleidung
• Arbeitsmittel, Werkzeuge, Maschinen
• Arbeitszimmer
• Aus- und Fortbildung, Umschulung
• Computer
• Fachliteratur
• Fahrtkosten im Zusammenhang mit der Tätigkeit auf Grund freier Dienst- und Werkverträge. Darunter fallen z.B. Fahrscheine, Wochen-, Monatskarten für Fahrten mit dem öffentlichen Verkehrsmittel oder tatsächliche Kfz-Kosten oder das amtliche Kilometergeld für Fahrten mit dem Pkw zu und von den Arbeitsorten. Es sind immer die tatsächlichen Kosten als Fahrtkosten abzugsfähig, und zwar auch zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Ein Pendlerpauschale gibt es bei Einkünften aus freien Dienstverträgen und Werkverträgen nicht.

Tipp Bei freien Dienstverträgen oder Werkverträgen zählen Fahrtkostenersätze des Auftraggebers zu den steuerpflichtigen Einnahmen. Die steuerlich abzugsfähigen Ausgaben sind in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Betriebsausgaben wieder abzuziehen.

• Tagesgelder und Nächtigungskosten für betrieblich veranlasste Reisen: Sofern die Auftraggeberin/der Auftraggeber Reisekosten ersetzt, sind diese in vollem Umfang Betriebseinnahmen. Betriebsausgaben stehen nur in der steuerlich abzugsfähigen Höhe zu.
• Internet
• Sprachkurse
• Telefon, Handy

Pauschaler Betriebsausgabenabzug

Unabhängig davon, ob und in welcher Höhe Betriebsausgaben tatsächlich vorliegen, kann man anstelle der tatsächlichen Betriebsausgaben pauschalierte Betriebsausgaben abziehen (§ 17 Abs 1 EStG; Basispauschalierung). Voraussetzung für die Inanspruchnahme des pauschalen Betriebsausgabenabzuges ist, dass der Umsatz (die erzielten Einnahmen ohne Umsatzsteuer) im Vorjahr unter 220.000 Euro beträgt und die Gewinnermittlung weder freiwillig noch verpflichtend durch Bilanzierung erfolgt. Die Pauschalierung ist grundsätzlich in der Steuererklärung geltend zu machen (Bitte kreuzen Sie in der Beilage zur Einkommensteuererklärung – Formular E1a – das Kästchen "Basispauschalierung gemäß § 17 Abs 1 EStG" an).

Der pauschale Betriebsausgabenabzug beträgt

• 6 Prozent des Umsatzes (Einnahmen ohne Umsatzsteuer = Nettoeinnahmen), höchstens jedoch 13.200 Euro für Einkünfte aus einer schriftstellerischen, vortragenden, wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeit
• 12 Prozent des Umsatzes (Einnahmen ohne Umsatzsteuer = Nettoeinnahmen), höchstens jedoch 26.400 Euro für alle anderen selbständigen oder gewerblichen Einkünfte

Tipp Wenn man vom pauschalen Betriebsausgabenabzug wieder zum Abzug der tatsächlichen Betriebsausgaben wechselt, muss man fünf Jahre lang dabei bleiben und kann erst dann wieder pauschale Betriebsausgaben geltend machen.

Beispiele für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und für eine pauschale Gewinnermittlung

1. Ein Bausparkassenvertreter bezieht auf Grund eines freien Dienstvertrages ein Honorar von insgesamt 6.000 Euro im Kalenderjahr. Vom Arbeitgeber wurde der Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung in Höhe von 17,62 Prozent der Einnahmen (1.057,20 Euro) einbehalten. Außer Ausgaben für Fahrscheine in Höhe von 100 Euro und für Büromaterial in Höhe von 25 Euro liegen keine Betriebsausgaben vor.

Die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ergibt folgendes Ergebnis:

Die pauschalen Betriebsausgaben würden in diesem Fall 12 Prozent von 6.000 Euro, das sind 720 Euro betragen, daneben können die Dienstnehmerbeiträge zur Sozialversicherung in Höhe von 1.057,20 Euro abgezogen werden. Die gesamten Betriebsausgaben betragen somit 1.777,20 Euro, sodass der Gewinn bei pauschalem Betriebsausgabenabzug 4.222,80 Euro betragen würde.

2. Eine Vortragende hält im Kalenderjahr zehn einzelne Vorträge bei verschiedenen Institutionen, es liegen jeweils Werkverträge vor. Sie bezieht insgesamt ein Honorar von 3.000 Euro. Sie ist für betriebliche Fahrten 200 km mit ihrem Pkw gefahren, hat ÖBB-Bahnkarten für 250 Euro gekauft und Fachliteratur für 150 Euro. Tagesgelder stehen für drei volle Tage für je zwölf Stunden zu. Sozialversicherungsbeiträge liegen keine vor.

Die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ergibt folgendes Ergebnis:

Die pauschalen Betriebsausgaben würden in diesem Fall 6 Prozent von 3.000 Euro, das sind 180 Euro betragen, sodass der Gewinn bei pauschalem Betriebsausgabenabzug 2.820 Euro betragen würde.

Ab der Veranlagung 2020 steht Kleinunternehmern darüber hinaus eine weitere Pauschalierungsmöglichkeit zur Verfügung (Kleinunternehmerpauschalierung gemäß § 17 Abs 3a EStG). Die Inanspruchnahme setzt voraus, dass Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Tätigkeit vorliegen und die Umsätze im Veranlagungsjahr nicht mehr als 40.000 Euro betragen. Das Betriebsausgabenpauschale beträgt 45 Prozent der Betriebseinnahmen (ohne Umsatzsteuer) für produzierende Betriebe bzw. 20 Prozent der Betriebseinnahmen für Dienstleistungsbetriebe. Siehe dazu näher im Unternehmensserviceportal.

Gewinnfreibetrag

Bei Einkünften aus einem Werkvertrag und als freie Dienstnehmerin/freier Dienstnehmer können Sie außerdem einen Gewinnfreibetrag geltend machen.

Der Grundfreibetrag steht auch bei Inanspruchnahme einer Pauschalierung zu (unabhängig von der Rechtsgrundlage der Pauschalierung). Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag kann hingegen bei Inanspruchnahme einer Pauschalierung nicht beansprucht werden. Nähere Informationen zum Gewinnfreibetrag finden Sie hier.