Informationen für Softwareentwickler

Die folgenden Informationen sollen Softwareentwicklern bei der Integration des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer in Kundenverwaltungsprogramme, Kanzleisoftwareprodukte oder andere Anwendungen unterstützen.

Allgemeines

Mit dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer wurde in Österreich eine sehr innovative Lösung umgesetzt, die einen idealen Ausgangspunkt für die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer für alle Unternehmen bietet, die Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung (Verpflichtete) treffen.

Meldungen an das Register werden zum überwiegenden Teil (derzeit rund 90%) von berufsmäßigen Parteienvertretern (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Notare, Bilanzbuchhalter, Buchhalter, Personalverrechner und Revisionsverbände (ab 10. Jänner 2020) für Ihre Klienten eingebracht.

Mit den unten beschriebenen Möglichkeiten soll es Verpflichteten ermöglicht werden, das WiEReG direkt aus ihren Kundenverwaltungsprogrammen manuell oder automatisationsunterstützt aufzurufen. Berufsmäßige Parteienvertreter sollen künftig direkt aus ihrer Kanzleisoftware Meldungen für bestimmte Klienten abgeben, Auszüge abrufen und Daten automatisationsunterstützt importieren können.

Das Rollen & Rechtemanagement und die Bezahlung der Nutzungsentgelte werden im Hintergrund durch das WiEReG Management System gewährleistet und müssen daher auf Ebene der Fremdsysteme grundsätzlich nicht umgesetzt werden. Eine Ausnahme stellt hier diesbezüglich der Webservice dar, da mit diesem ein Unternehmen (ein Kreditinstitut, ein Steuerberater usw.) das Register abfragen kann. Bei Verwendung des Webservice sollte daher darauf geachtet werden, dass manuelle Abfragen des Registers nur von den mit den konkreten Aufgaben betrauten Mitarbeiter erfolgen können.

Wenn Sie Fragen zu der Implementierung der verschiedenen technischen Möglichkeiten haben oder Ideen für zukünftige Weiterentwicklungen haben, dann kontaktieren Sie uns unter wiereg-registerbehoerde@bmf.gv.at oder +43 (0) 50 233 775.

Hinweis

Der Webservice ist nicht über den Webbrowser abrufbar! Es muss dafür eine Softwarelösung von Ihrem Kanzleisoftware-Anbieter oder Ihrer hausinternen IT programmiert werden.

Einbindung des WiEReG mittels Deep Links (Auszüge, Management System, Meldeformulare)

Mittels sogenannter Auszüge Deep Links können Auszüge, Meldeformulare und das WiEReG Management System künftig direkt aus der Kanzleisoftware/Kundenverwaltung heraus für einen bestimmten Klienten/Kunden geöffnet werden. Vom Fremdsystem wird die jeweilige Stammzahl (Firmenbuch, Vereinsregister oder Ergänzungsregister) übergeben. Die Anmeldemaske im Unternehmensserviceportal kann ebenfalls vom Fremdsystem befüllt werden und so ein Single-Sign on umgesetzt werden.   

Für Verpflichtete können folgende mögliche Funktionalitäten umgesetzt werden:

  • Direkt aus der Kundenverwaltung kann für einen bestimmten Kunden ein Auszug geöffnet werden oder die Auswahl des Auszuges geöffnet werden (einfach/erweitert, historische Daten ja/nein, Compliance-Package ja/nein und Ausweiskopien).
  • Aus dem allgemeinen Teil der Kundenverwaltung kann das WiEReG Management System geöffnet werden um Auszüge von Rechtsträgern abzurufen, die keine Kunden sind, um nach natürlichen Personen zu suchen, um Vermerke zu setzen oder um die Nutzungsentgelte zu verwalten.
  • Automatischer Abruf und Speicherung von Auszügen bei bestimmten Events, beispielsweise bei einer Neukundenanlage.

Für berufsmäßige Parteienvertreter können zusätzlich folgende Funktionalitäten umgesetzt werden:

  • Direkt aus der Kanzleisoftware kann das Meldeformular für einen bestimmten Klienten geöffnet werden.
  • Es kann auch direkt auf die Meldungsablage verlinkt werden, um gespeicherte Meldungen wieder abzurufen (demnächst)

Download der technischen Dokumentation:

WiEReG Webservice und XML-Daten

Dieses Webservice bietet interessante Möglichkeiten für zusätzliche Funktionen für Maschine-zu-Maschine-Interaktionen an und kann von allen Verpflichteten und berufsmäßigen Parteienvertretern verwendet werden. Voraussetzung hierfür ist die Einrichtung eines Webservicekontos im Unternehmensserviceportal, die kostenfrei möglich ist. Der Webservice wird mit zwei Methoden angeboten werden:

  • Synchrone Abfrage: Für Abfragen, bei denen ein individueller menschlicher User auf einen konkreten Auszug wartet. Die Abfrage wird umgehend durchgeführt.
  • Asynchrone Abfrage: Ist zwingend bei allen maschinellen Abfragen zu verwenden, die nicht auf einen individuellen menschlichen User zurückgehen (Stapelverarbeitungen). Die Abfragen werden gereiht und entsprechend abgearbeitet. Je nach Systemauslastung kann die Übermittlung des Auszuges zeitverzögert erfolgen.

Für Verpflichtete können folgende mögliche Funktionalitäten umgesetzt werden:

  • Direkt aus der Kunden/Klientenverwaltung kann für einen bestimmten Kunden ein beliebiger Auszug geöffnet werden (einfach/erweitert, historische Daten ja/nein) oder ein Compliance-Package abgerufen werden. Mitübermittelt werden Ausweiskopien und die anteiligen Kosten eines Auszuges.
  • Mit erweiterten Auszügen werden ohne zusätzliche Kosten XML-Dateien geliefert, die alle wesentlichen Daten von erweiterten Auszügen und Compliance-Packages enthalten, wodurch interessante Features wie eine automatische Neukundenanlage oder eine automatische Erstellung von Jobs für die Übernahme von Änderungen bei einem Signal des Änderungsdienstes ermöglicht werden. Auch die Darstellung der relevanten Beteiligungsstruktur wird in den XML-Dateien enthalten sein, wodurch sich interessante Anwendungsmöglichkeiten ergeben:
    • Übernahme der Daten des Klienten/Kunden und seiner wirtschaftlichen Eigentümer und obersten Rechtsträger in Kanzleisoftwareprodukte oder andere Kundenverwaltungsprogramme und Speicherung der in einem Compliance-Package enthaltenen Dokumente
    • Übernahme der Daten der vertretungsbefugten Personen und der Gesellschafter in Kanzleisoftwareprodukte oder andere Kundenverwaltungsprogramme
    • Übernahme der Darstellung der relevanten Beteiligungsstruktur in Kanzleisoftwareprodukte, um eine bearbeitbare Version der relevanten Beteiligungsstruktur zu erstellen, beispielsweise für Compliance-Packages oder zur Illustration für Klienten
  • Auf Basis der mit XML importierten Daten können statistische Auswertungen für die (Kanzlei)interne Risikoanalyse durchgeführt werden. So kann anhand des ÖNACE-Codes und der Rechtsform des Rechtsträgers, der Wohnsitze und Staatsbürgerschaften der wirtschaftlichen Eigentümer, der Rechtsform, dem ÖNACE-Code und dem Sitzland der obersten Rechtsträger, dem Vorhandensein von Treuhandschaften usw. das Auftraggeberrisiko und die Auftraggeberstruktur standardisiert ausgewertet werden.
  • Automatischer Abruf und Speicherung von Auszügen bei bestimmten Events, beispielsweise bei einer Neukundenanlage.

Für berufsmäßige Parteienvertreter können zusätzlich folgende Funktionalitäten umgesetzt werden:

  • Nach Abgabe einer Meldung mit Änderungen kann nach einem positiven Signal des Änderungsdienstes ein erweiterter Auszug mit XML-Datei eingeholt werden und die gemeldeten Änderungen in die Kanzleisoftware übernommen werden.
  • Barauslagen für Abfragen aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer können dem jeweiligen Klienten zugewiesen werden.

Download der technischen Dokumentation:

Änderungsdienst

Der Änderungsdienst ist ein Webservice, das von allen Unternehmen genutzt werden kann. Voraussetzung hierfür ist die Einrichtung eines Webservicekontos im Unternehmensserviceportal, die kostenfrei möglich ist. Der Webservice liefert die Stammzahlen für alle Rechtsträger, bei denen folgendes Ereignis eingetreten ist:

  • Eine Meldung wurde eingetragen.
  • Eine Meldung wurde eingetragen, die zu einer Änderung der wirtschaftlichen Eigentümer führt.
  • Eine Meldung oder eine Ergänzung wurde eingetragen, die zu einer Änderung eines Compliance-Packages geführt hat.
  • Die Meldung bei einem meldepflichtigen Rechtsträger ist in 28 Tagen ein Jahr im Register eingetragen oder ein meldebefreiter Rechtsträger wird meldepflichtig.

Eine Stammzahl kann an einem Tag auch in mehreren Kategorien vorkommen. Wenn beispielsweise eine Meldung zu einer Änderung der wirtschaftlichen Eigentümer führt, so kommt die Stammzahl bei den ersten beiden Ereignissen vor.

Für Verpflichtete können folgende mögliche Funktionalitäten umgesetzt werden:

  • Bei neuen Kunden können die Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer laufend aktuell gehalten werden.
  • Die Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer können unter Beachtung der berufsrechtlichen Sorgfaltspflichten initial mit dem WiEReG abgeglichen werden und bei allen zukünftigen Änderungen kann basierend auf der Risikoeinstufung des jeweiligen Kunden/Klienten automatisationsunterstützt ein bestimmter Job (interne Freigabe/Versendung Kundenfragebogen usw.) zur Übernahme der Änderungen erstellt und dem jeweiligen Sachbearbeiter zugewiesen werden.
  • Für Kunden im hohen Risiko kann auch vorgesehen werden, dass ein Alert generiert wird, wenn sich bei einem relevanten übergeordneten Rechtsträger eine Änderung ergibt. Dies kann bei Kunden, die im hohen Risiko eingestuft wurden zweckmäßig sein. Die relevanten Rechtsträger müssen im Fremdsystem eingegeben und verwaltet werden.

Für berufsmäßige Parteienvertreter können zusätzlich folgende Funktionalitäten umgesetzt werden:

  • Mit Hilfe des Änderungsdienstes kann ein effektives Fristenmanagement umgesetzt werden, da bei meldepflichtigen Rechtsträgern acht Wochen und bei meldebefreiten Rechtsträgern, die durch einen Gesellschafterwechsel meldepflichtig werden, vier Wochen vor dem Versand einer Androhung einer Zwangsstrafe vom Änderungsdienst informiert wird.
  • Es kann vorgesehen werden, dass der berufsmäßige Parteienvertreter für die Meldung relevante übergeordnete Rechtsträger angibt. Die Kanzleisoftware kann dann eine Information an den Sachbearbeiter übermitteln, wenn eine Änderung bei einem relevanten Rechtsträger eintritt. Die relevanten Rechtsträger müssen im Fremdsystem eingegeben und verwaltet werden.  

Download der technischen Dokumentation:

Einsicht durch Service Provider

Verpflichtete können sich für die Einsicht auch eines Service Providers als Auftragsverarbeiter bedienen, der in dessen Auftrag Auszüge gemäß Abs. 1 Z 2, 3 und 3b über den Webservice des Unternehmensserviceportals abrufen kann.

Download der organisatorischen und technischen Anforderungen für Service Provider: